A modo de referencia les indicamos la definición de biblioteca digital que entrega la popular enciclopedia online Wikipedia:

“Una biblioteca digital es una colección de objetos digitales organizados, que sirve a una comunidad de usuarios definida, que tiene los derechos de autor presentes y gestionados y que dispone de mecanismos de preservación y conservación. Una definición más exhaustiva propuesta en la bibliografía especializada establece que «biblioteca digital es un sistema de tratamiento técnico, acceso y transferencia de información digital, se estructura mediante una colección de documentos digitales, sobre los cuales se ofrecen servicios interactivos de valor añadido para el usuario final».

Dentro de las etapas del proceso de un administrador de documentos electrónicos está la captura de documentos, su organización y la implementación de sistemas de búsquedas. En términos simples un usuario o un grupo de ellos (dependiendo de los permisos que se le asignen) suben archivos a la plataforma, los agrupa en diferentes categorías o subcategorías y finalmente están listos para ser revisados y procesados por los distintos clientes que utilizarán el sistema.

Con nuestra experiencia en desarrollo de software digitales, en ITPS Gestión proponemos el Administrador de Documentos Electrónicos, una plataforma que permite mantener centralizado los documentos necesarios para la operación, gestión y educación, que incorpora atributos de clasificación que permiten búsquedas eficientes y seguras.

Si hablamos de las ventajas de tener una biblioteca digital, destacamos la centralización de los documentos, la reducción de riesgos (por ejemplo, se puede recuperar archivos en caso de emergencia), produce mayor eficiencia en los procesos y permite que el almacenamiento sea escalable ya que se adapta a los requerimientos de las empresas.

Otro tema importante es garantizar la seguridad de los documentos críticos, por ello la gestión documental tiene mucha importancia para la plana ejecutiva y gerencial de una empresa, que siempre está sobrecargada de tareas y buscan siempre la manera más rentable, inteligente y flexible de gestionar sus archivos.

El aspecto central de la digitalización documental está relacionado con tener el control de la organización de los documentos digitalizados. Gracias al uso de esta tecnología, las empresas pueden ser más rápidas y eficientes en el uso de la información y evitar pérdidas de datos en ámbitos tan trascendentes como los temas comerciales.

Si hablamos de educación las bibliotecas virtuales son un recurso valioso que aportará mucho a cualquier institución. Estas plataformas trabajan en un entorno fácil y amigable, tienen contenidos personalizados o específicos que acercan a los usuarios o estudiantes a sus objetivos.

En definitiva, un administrador de documentos electrónicos se presenta como la opción ideal para cualquier institución que desea y necesita ser más organizada, ya que reduce el tiempo de búsqueda por parte de los usuarios de cualquier información archivada.