En un mundo hiperconectado, las Tecnologías de la Información son la columna vertebral de la innovación y abren puertas hacia un futuro más eficiente. La analítica de datos y la Inteligencia Artificial ofrecen perspectivas estratégicas y en este contexto, la Automatización Robótica de Procesos (RPA por sus siglas en inglés), permite automatizar tareas y procesos comerciales mediante la creación de «robots» de software, y surge como una poderosa herramienta para optimizar la eficiencia y liberar a los recursos humanos para asumir tareas de mayor valor.
Los robots pueden imitar las acciones humanas en sistemas digitales, ejecutando tareas rutinarias y repetitivas de manera rápida, precisa y sin intervención humana. En esencia, la RPA permite que los empleados se enfoquen en tareas estratégicas y creativas, mientras que las tareas rutinarias se delegan a los robots.
La Automatización Robótica de Procesos se puede aplicar a cualquier industria y procesos, tales como la extracción, transformación y carga de datos en sistemas, respuesta a consultas de clientes, la actualización de información de cuentas, la programación de citas, así como automatizar flujos de trabajo complejos que integren múltiples sistemas, tales como la aprobación de solicitudes de compra y la gestión de contratos. También pueden realizar un seguimiento de cambios en documentos, revisar registros en busca de cumplimiento normativo y generar informes de auditoría.
Los principales beneficios de incorporar RPA a los procesos del negocio son la reducción de errores, ahorro de costos y mejora en la asignación de recursos humanos, lo que puede permitir centrase en brindar un mejor servicio al cliente y mejorar la experiencia de los usuarios. Además, al ser adaptable y escalable, permite ajustar y ampliar la automatización según las necesidades del negocio.
De acuerdo con esto, los procesos elegibles deben cumplir ciertos criterios como los siguientes:
- Deben estar basados en reglas y no depender del juicio humano.
- Deben iniciarse en respuesta a un trigger digital; es decir, basado en hechos desencadenantes ya preconfigurados.
- Deben estar basados en datos digitales.
- Deben ser funcionales y estables.
- Preferiblemente, deben implicar un elevado volumen de carga de trabajo o que requieren ventanas horarias 7×24
- Vale la pena señalar que la RPA no sólo beneficia a procesos con alto volumen transaccional, sino a todos aquellos procesos que requieren la coordinación de varias funciones o presentan actividades comunes.
Hoy por hoy es común enfrentarnos a procesos automatizados robóticamente, ya que con éxito se han aplicado a:
- Servicio al cliente
- Procesamiento de facturas
- Órdenes de venta
- El procesamiento de sueldos
- Comparación de precios
- Almacenamiento de información del cliente
- Procesar información de recursos humanos
- Procesamiento de reembolsos rápidos
- Automatización de reclutamiento
- Extraer datos de diferentes formatos
En conclusión, la RPA permite una mayor eficiencia, precisión y enfoque en tareas estratégicas, sin embargo, no debe obviarse aspectos como la ciberseguridad, la supervisión y gestión de los robots; y la implementación de cambios en los procesos de negocio.